关于做好2012年度文件材料归档工作的通知

来源:未知作者:信息时间:2013-03-02

校属各单位：

为确保学校教学、科研、管理等方面的文件材料完整、准确、系统地归档保存，更好地服务学校各项工作，现就2012年度文件材料归档工作有关事宜通知如下：

一、归档范围

归档材料主要包括各单位在职能活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料以及有保存价值的实物档案。

（一）各单位文件材料收集归档的具体范围详见2003年3月编发的《湖南理工学院档案管理工作制度汇编》。

（二）归档的文件材料包括纸质文件材料和以光盘、磁盘、磁带为载体的声像文件、电子文件等材料（如数码照片、视频、录音带、电子文件等）。

（三）各单位和个人获市级以上的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗以及与外单位交流时获赠的具有保存价值的实物。

（四）凡2012年元月1日至2012年12月31日期间形成的所有文件材料均属于归档范围。

二、收集整理

各单位由兼职档案员负责归档工作（未明确兼职档案员的单位由行政秘书负责），要对照文件材料归档范围和质量要求，认真细致地做好收集整理工作。

（一）收集的材料必须完整，真实、全面、准确地反映活动全貌。整理时要遵循材料自然形成规律，保持材料间的有机联系。

（二）纸质材料必须归原件，无原件的归复印件，传真件须复印后归档；重要文件材料，如单位计划、总结、评奖材料等要有公章（要求章印清晰，方向规范）和签名；各类文件用纸、书写笔迹等要规范、标准，干净整洁。

（三）声像材料、实物档案材料归档需另附纸质文字说明。声像材料说明包括时间、事件名称、人物、地点、摄影者；获赠的实物（礼品、纪念品）须注明题名、获赠时间、捐赠人；奖品（奖杯、奖状、证书、锦旗等）须注明题名、获得时间等。如声像材料为数码照片、数码视频等电子文件，则每张照片或每段视频的名称应用“说明”作为文件名。照片较多时，应对照片进行鉴定、遴选、分类，每项活动的照片存放在一个文件夹内，并用事件名称作为文件夹名。

（四）拆除文件上的金属物，独立完成装订，要求美观结实。

三、立卷移交

（一）各单位应按要求将纸质文件材料收集整理后送交档案馆，在档案馆专职工作人员指导下进行预立卷，检查合格后方可办理档案移交手续。因特殊原因不便预立卷的单位，需填写归档材料移交登记表（见附件）一式二份，再办理移交手续。

（二）各单位应按要求将收集整理好的电子文件材料，用移动硬盘备份后移交档案馆鉴定归档。

（三）归档截止日期：2013年3月15日

（四）南湖学院文件材料归档参照《湖南理工学院档案管理工作制度汇编》规定执行。

如有不清楚问题请咨询8640010。

中共湖南理工学院委员会办公室 湖南理工学院校长办公室

二○一三年二月二十七日